Грубо, текстовые документы можно разделить на документы предназначенные для распечатки на бумаге и документы, которые будут использоваться только в электронном виде.
Примечание: к "электронным" текстовым документам относятся, в основном, документы с гиперссылками. Создавая такие документы важно помнить о том, что данный документ будет читаться с экрана, поэтому важно задать соотношение между масштабом документа и кеглем текста, таким, чтобы он был удобочитаем.
Изготовление готового текстового документа не может обойтись не только без задания свойств текста и внешних объектов, но и без форматирования страниц документа.
При оформлении текстового документа, предназначенного для печати на бумаге, основным параметром документа становится размер печатного листа.
Примечание. В большинстве случаев используется бумага стандартных размеров: А4 - 210 мм * 297 мм-; А5 - 148,5 мм * 210 мм; В5 - 182 мм * 257 мм и другие. Однако мощные текстовые редакторы позволяют поставить в качестве параметров документа страницу любого размера, но в этом случае часто возникает необходимость обратить внимание на настройки печатного устройства.
В большинстве текстовых редакторов при использовании стандартного типа бумаги задание размеров печатного листа реализуется через два параметра: параметр "Размер бумаги" (А3, А4, А5 и т. д.) и параметр "Ориентация" (вертикальная (книжная), где высота листа больше его ширины и горизонтальная (альбомная), где, соответственно, ширина листа больше его высоты).
Поскольку реализация текстового документа происходит посредствам нанесения на бумагу краски печатным устройством (или устройством окончательного вывода на печать (УОВП)), а многообразие УОВП весьма велико, то следующим актуальным параметром документа становятся его поля.
Поле текстового документа – это расстояние от края листа до зоны нанесения на бумагу краски.
Разделяют, соответственно, верхнее, нижнее, левое и правое поля.
Примечание: для струйных и большинства лазерных принтеров существует минимально возможные величины полей, что связано с устройством протяжных механизмов данных УОВП, тогда как для ряда матричных принтеров ограничения по верхнему и нижнему полям не существует.
Но правильный выбор полей зависит не столько от ограничений УОВП, сколько от существующих стандартов и функционального смысла изготавливаемого документа.
Пример: в соответствии с "Положением о порядке присуждения ученых званий" кандидатская диссертация должна быть выполнена на листах А4; размер левого поля 30 мм, правого – 10 мм, верхнего – 20 мм, нижнего – 20 мм. Поля слева оставляют для переплета, сверху и снизу для вспомогательной информации (колонтитул, нумерация страниц). Поле справа осталось нам, как рудимент подготовки текстовых документов на печатной машинке, когда, из-за неправильного расчета символов в строке, могли возникнуть ситуации с ошибочным переносом слов.
Пример: при подготовки документа для последующей корректуры следует оставлять увеличенными левое и правое поля; левое для символов корректора (до 30 мм); правое для комментариев корректора или исправлений художественного стиля (до 50 мм и более).
Отдельными параметрами текстового документа могут стать верхний и нижние колонтитулы или колонцифры.
Колонтитул (колонцифра) – вспомогательная текстовая (цифровая) информация, которая выводится на каждой странице документа.
Пример: в качестве нижней колонцифры часто ставят нумерацию страниц документа, а в качестве верхнего колонтитула – название и автора документа.
Если ряд параметров текстового документа, подготавливаемого для печати на бумаге зависел от УОВП, то для "электронного" текстового документа становятся актуальными параметры устройства визуального вывода (монитора, проектора, телевизора (УВВ)).
Примечание: так как процесс визуального отображения документа связан с взаимодействием нескольких технических устройств (видеоадаптер и монитор, видеоадаптер и проектор), каждое из которых накладывает свои ограничения на параметры документа, то мы, как параметры документа будем рассматривать совокупность всех свойств и параметров технических устройств.
Различают два основных параметра текстового документа, предназначенного для визуального восприятия: размеры по вертикали и горизонтали и количество используемых цветов.
Примечание: проводя аналогию с печатным документом, логично предположить, что размер по вертикали и размер по горизонтали – это два разных параметра, однако для устройств визуального вывода введено жесткое соответствие между высотой и шириной, поэтому мы будем использовать в качестве параметра документа единый параметр – размер экрана.
Размер экрана – это соотношение между шириной и высотой экрана, выраженное в пикселях.
Пример. Стандартные размеры экрана: 640*480, 800*600, 1024*768.
Примечание. Выбирая размер экрана, следует грамотно задавать параметры собственно текстового документа, например такие как, начертание и кегль. Если для экрана 800*600 текст оформленный серифным шрифтом, жирного начертания, кегля 10 будет удобочитаем, то для экрана 1024*768 – он будет практически неразличим.
Разрабатывая текстовой документ следует учесть количество цветов, которое способно воспроизвести устройство визуального вывода. В противном случае может сложиться ситуация в которой разработанный документ будет отражаться неадекватно.
Пример. Стандартные наборы цветов устройствами визуального отображения: черно-белое изображение, 16 градаций серого, 256 градаций серого, 16 цветов, 256 цветов, 262144 цвета (high color), 67108864 цвета (true color).
Примечание: Стандартизация цветовых наборов зависит от количества памяти, выделяемой для хранения одного цветового набора. К примеру для хранения1 пикселя из палитры в 256 цветов (или градаций серого) необходим 1 байт памяти (что составляет 8 бит или разрядов), для хранения 1 пискселя из палитры в 262144 цвета необходимо 2 байта памяти (соответственно, 16 бит).
Несоответствие цветов заданных в текстовом документе их количеству, воспроизводимых устройством визуального вывода может привести к искажению исходного цвета или к его полной потере.
Пример: синий цвет текста будет отображаться на черно-белом мониторе, как черный, а желтый цвет текста будет неразличим с белым фоном документа.
Примечание. Как правило, документы, подготовленные для печати, и документы, подготовленные для визуального восприятия различаются своими форматами (к примеру, RTF-формат используют при подготовке документа к печати, а HTML-формат для подготовки "экранных" документов). Особое место среди текстовых документов занимают документы, сохраненные в PDF-формате. Данный вид формата может содержать гиперссылки и подразумевает, что документ может быть подготовлен как для демонстрации на УВВ, так и для печати на УОВП. Задавая параметры документа. который будет сохранен в PDF-формате следует сразу определиться для какого устройства вывода он будет предназначен.